Валентина Хегай: «Системность процессов компании делает ее устойчивее к изменениям»

Каждый случай индивидуален или существуют распространенные проблемы, которые вы обнаруживаете при анализе работы компаний?

Безусловно, есть совпадающая проблематика, например, отсутствие систематизации процессов, низкая дисциплина, низкая исполнительность, недостаток грамотных специалистов и нехватка персонала в целом. Но, как правило, причины проблем всегда разные, как и их решения.

Как вы определяете, какие процессы требуют оптимизации и какие подходы используете для улучшения?

Прежде всего, спрашиваю заказчика, на какие проблемы он обращает внимание. Если проблема неявная, то смотрю на показатели компании, изучаю отчетность. Важно, где она ведется: в Excel, на бумаге или есть BI-платформа. Это тоже говорит об уровне компании и подходе собственников к управлению своим бизнесом.

Как правило, из общих показателей уже можно сделать вывод, в какую сторону необходимо двигаться. Далее проводится аудит процессов: сначала верхнеуровневый, а потом — более детальный.

Какие результаты компании могут ожидать от оптимизации?

Главный результат — экономический эффект во всех его проявлениях: высвобождение замороженных денег из запасов, повышение уровня сервиса, увеличение товарооборота компании, уменьшение уровня неликвидов.

Какую роль сыграет цифровизация и использование новых технологий в вашей работе?

Самую непосредственную. Сейчас на рынке программного обеспечения есть все, но я всегда за то, чтобы оптимизировать процессы с наименьшими затратами, то есть ресурсами внутри компании.

Например, у меня был случай, когда нужно было внедрить работу с товарами без движения в продуктовой сети. Это остатки номенклатуры, которые не продаются или не списываются, то есть находятся без движения в магазине какое-то количество дней. Какое количество дней — зависит от категории товаров.

Тогда я реализовала работу с товарами без движения силами внутренней команды BI-разработчиков, написав техническое задание для создания специального отчета.

Потратила ли компания дополнительно деньги для улучшения процессов? Нет. Только в рамках уже регулярного ФОТ отделов. Улучшились ли показатели компании? Да, мы вытащили более 22 млн рублей из товарного запаса неликвидов за полгода, потому что, благодаря этому отчету, нашли в подсобках и на складах магазина товар и выставили его на полку с ценником. 

Сложно ли решать вопросы адаптации и обучения персонала?

Многое зависит от готовности самой команды к изменениям, но на самом деле очень сильно влияет позиция самой компании или ее руководства. Нужно быть готовыми достойно платить высококвалифицированным сотрудникам либо вкладываться в обучение уже имеющихся. В обоих случаях есть риски, поэтому правильного или неправильного варианта здесь нет.

Влияют ли изменения на рынке ритейла на оптимизацию бизнес-процессов?

Конечно. Времена пандемии заставили большую часть продуктовых рителейров развить свой собственный интернет-магазин или использовать площадки Сбер- или Яндекс-Маркета и внедрить кассы самообслуживания.

Прошлый год запомнился бешеным спросом на сахар и гречку, а также массовым уходом иностранных производителей с нашего рынка. Тогда у меня был кейс работы с системой прогнозирования Forecast NOW!. Ребята-разработчики на основе моей идеи внедрили учет спроса на товары-заменители дефицитных товаров для прогнозирования расчета заказов.

Какие практики или стратегии вы рекомендуете компаниям для поддержки оптимизации бизнес-процессов?

Самое важное для руководителей бизнеса — развитие синергии команды. Необходимо, чтобы каждый сотрудник компании понимал, как результаты его деятельности влияют на общую цель и исполнение миссии компании, а также работу других отделов.

Начинайте систематизацию процессов прямо сейчас и не бойтесь вкладывать в это временные и денежные ресурсы. Чем более системно настроены процессы компании, тем она более устойчива к внешним изменениям, включая экономические. Но не забывайте о балансе между дозволенным хаосом и уровнем бюрократии.

Не бойтесь автоматизировать процессы, наоборот, всегда двигайтесь в этом направлении.

текст: Оксана Усова

стиль: Ольга Гнатюк
фото: Дарья Реуцкая
макияж/причёска: Анна Огай
локация: фабрика заря
образ: Charmstore, Владивосток

Перейти в WhatsApp